Privacy en persoonsgegevens

Privacyverklaring Eindhovens Psychologisch Instituut
In deze verklaring geeft het EPI meer informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Het EPI ziet goede beveiliging van persoonsgegevens als een van de randvoorwaarden voor het leveren van kwalitatieve zorg. Als zorgorganisatie verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens zoals de gegevens die wij nodig hebben om zorg te verlenen, onze administratie te doen en salarissen uit te kunnen betalen. Voor cliënten vallen hieronder in ieder geval de volgende gegevens:

  • Naam, adres en woonplaats,
  • BSN-nummer,
  • ID-gegevens en
  • Medische informatie in het belang van de geboden zorg.

Hieronder valt ook de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Wij handelen in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan ons stelt, zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en uw privacy. We zullen uw persoonsgegevens enkel gebruiken op een eerlijke en zorgvuldige wijze die recht doet aan het vertrouwen dat u in ons gesteld heeft.

In deze verklaring geeft het EPI meer informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Het EPI ziet goede beveiliging van persoonsgegevens als een van de randvoorwaarden voor het leveren van kwalitatieve zorg. Als zorgorganisatie verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens zoals de gegevens die wij nodig hebben om zorg te verlenen, onze administratie te doen en salarissen uit te kunnen betalen. Hieronder valt ook de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Wij handelen in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan ons stelt, zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en uw privacy. We zullen uw persoonsgegevens enkel gebruiken op een eerlijke en zorgvuldige wijze die recht doet aan het vertrouwen dat u in ons gesteld heeft.

Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door het EPI en is daarmee in ieder geval van toepassing op:

  • Alle (potentiële) cliënten en eventueel hun ouders/verzorgers,
  • Bezoekers van het EPI,
  • Sollicitanten en
  • Alle overige personen die contact opnemen of hebben met EPI zorg.

Persoonsgegevens
Alle gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon zijn persoonsgegevens. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres en telefoonnummer. Om ons werk goed te kunnen doen, hebben we persoonsgegevens nodig. Deze gegevens worden opgeslagen in uw dossier of het dossier van uw kind. We zijn verplicht een dossier over de hulpvraag aan te leggen. Maar we mogen niet méér gegevens vastleggen dan noodzakelijk is om u kwalitatieve zorg te bieden. Als we binnen de behandelrelatie om een andere reden uw persoonsgegevens denken nodig te hebben, zullen we daarvoor apart uw toestemming vragen. Van anderen dan cliënten worden gegevens vastgelegd in een sollicitatiedossier of het personeelsdossier.

Het EPI registreert persoonsgegevens ten behoeve van juiste, doelmatige en kwalitatieve zorg. Tevens worden persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van het zijn van een goed werkgever, de (financiële) administratie, de boekhouding en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden enkel verwerkt op basis van de volgende doeleinden:

  • in het kader van de te verlenen zorg (met name begeleiding, doorverwijzing, overdracht);
  • ten behoeve van de bewaking van de eigen kwaliteit en de accreditering;
  • ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, mits anoniem;
  • om een wettelijke verplichting na te komen;
  • andere doeleinden, mits vooraf met de betrokkene overeengekomen.

Het verwerken van uw persoonsgegevens brengt in ieder geval met zich mee dat wij:

  • Persoonsgegevens enkel verwerken op basis van de hierboven beschreven doelen.
  • Enkel die persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de beschreven doelen.
  • Om uw toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens middels het toestemmingsformulier.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen, misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan.
  • Geen persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven, er een wettelijke verplichting toe bestaat of het noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Verwerkingsovereenkomsten hebben afgesloten met partijen die namens ons gegevens verwerken.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteren.

Geheimhouding
Alle medewerkers van EPI hebben geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht loopt ook door na ontbinding van het dienstverband.

Rechten van cliënten (Inzage, vernietiging en correctie van persoonsgegevens)
Op basis van de AVG en de WGBO heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. De rechten die u heeft worden hieronder benoemd:

Inzage of afschrift: U mag uw dossier en het dossier van uw minderjarige kind (onder de 11 jaar en met toestemming van uw kind onder de 16 jaar) inzien. Indien u uw dossier in wilt zien dient u hiertoe een verzoek in middels het aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier kunt u opvragen bij de balie van het EPI en het PIT. Inzage en afschrift zijn over het algemeen kosteloos.

Vernietiging: U hebt het recht om uw medische gegevens te vernietigen, dit heet ook wel het recht op vergetelheid. Dit is het recht op verwijdering van uw gegevens uit uw cliëntendossier. Indien u uw dossier in wilt vernietigen dient u hiertoe een verzoek in middels het aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier kunt u opvragen bij de balie van het EPI en het PIT.

Correctie: U heeft het recht om correctie en aanvulling aan te brengen van uw persoonsgegevens. Hiertoe dient u een gemotiveerd verzoek in bij uw behandelaar waarin u aangeeft welke gegevens volgens u niet correct zijn of missen. Uw behandelaar voegt uw opmerkingen bij het dossier.

Overdragen van gegevens: Indien u ergens anders verder zorg krijgt mag u vragen uw gegevens door te sturen aan uw nieuwe behandelaar. Dit verzoek kunt u indienen bij uw behandelaar of bij de balie.

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van gegevens kunt u hiervan bezwaar maken. Dit kan schriftelijk bij uw behandelaar.

Verstrekken van persoonsgegevens
Soms is het nodig dat wij gegevens van u naar een andere instantie sturen, bijvoorbeeld om u ergens aan te melden of om een indicatie voor u aan te vragen. Wij mogen uw persoonsgegevens niet aan anderen verstrekken zonder dat u ons hiervoor (schriftelijk) toestemming geeft. Overigens mogen andere instanties ook niet zonder uw toestemming persoonsgegevens aan ons verstrekken. Als dat nodig is, vragen wij u toestemming te geven aan de instantie waarvan we uw gegevens nodig hebben. U kunt uw toestemming voor bijvoorbeeld het uitwisselen van gegevens altijd nog intrekken. Wij vragen u dit schriftelijk te doen.

In heel uitzonderlijke situaties kan EPI Zorg zonder uw toestemming uw persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval als er het vermoeden is van kindermishandeling of huiselijk geweld. Dan kunnen wij contact opnemen met Veilig Thuis.
In dergelijke situaties moet het EPI het belang van het (vermoedelijke) slachtoffer voor laten gaan op de bescherming van privacy. Indien een dergelijke situatie zich voordoet zal de betreffend medeweker van het EPI in het dossier aangeven welke argumenten er waren om zonder uw toestemming gegevens aan anderen te verstrekken en welke gegevens er zijn verstrekt.

Indien de medewerker van het EPI zich zorgen maakt over een kind (tot 23 jaar), kunnen wij een registratie doen in de landelijke verwijsindex. Als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over het kind, dan brengt de verwijsindex ons bij elkaar. Gezamenlijk kunnen we dan bespreken hoe we het kind het beste kunnen helpen. Ondanks dat het uitgangspunt is om registratie in overeenstemming met de ouders/verzorgers te laten plaatsvinden kan registratie in de verwijsindex zonder uw toestemming plaatsvinden. Voor meer informatie www.verwijsindex.tv/ouders.

Minderjarigen
Van minderjarigen (personen van jonger dan 16 jaar) worden enkel persoonsgegevens verwerkt indien daarvoor toestemming van de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger is verkregen of de minderjarige dit zelf weloverwogen wenst. De Wet Geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) beschouwt een cliënt van 16 jaar of ouder als meerderjarig.

Audits, controle en inspectiebezoeken
Bij audits wordt vooraf aan u toestemming gevraagd voor inzage in uw cliëntendossier. Het EPI streeft ernaar om deze werkwijze ook te hanteren voor inspectiebezoeken. De Inspectie voor Volksgezondheid en Jeugd heeft de bevoegdheid om ongevraagd in cliëntendossiers te kijken als zij daar aanleiding toe zien.
Tevens kan de accountant minimale niet zorginhoudelijke gegevens uit het dossier bekijken ten behoeve van de materiële controle.

Grensoverschrijdende verwerking
Het EPI verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten Nederland.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dossiers worden in de regel 15 jaar na afloop van de behandeling vernietigd, tenzij de cliënt minderjarig was ten tijde van de behandeling dan wordt het dossier 15 jaar bewaard nadat de cliënt de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt. Financiële gegevens en gegevens over medewerkers worden 7 jaar bewaard.
Gegevens met betrekking tot sollicitaties worden na afloop van de procedure vernietigd tenzij toestemming is gegeven om de gegevens één kalenderjaar te bewaren.

Website
Om uw privacy als bezoeker van de website van het EPI te bescherming gebruikt deze website enkel zogenaamde technische en functionele cookies. Deze cookies slaan geen persoonsgegevens van bezoekers van onze website op. Onze cookies kunnen geen inbreuk maken op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw apparaat. De cookies die wij gebruiken zorgen ervoor dat de website werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Als u niet wilt dat er dit soort cookies worden gebruikt ondanks dat ze volledig anoniem zijn kan u door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat hiervoor afmelden. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Klachten
Indien u van mening bent dat deze verklaring of de bepalingen uit het privacyreglement niet nageleefd worden of als u een andere klacht heeft met betrekking tot privacy vragen wij u contact met ons op te nemen. Wij zullen dan onze uiterste best doen om er samen uit te komen. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de klachtenfunctionaris van het EPI of contact opnemen met de directeur, de heer Van Nunen. Indien uw klachten hierna niet zijn opgelost staat het u vrij om zich te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens
De contactpersoon op het gebied van privacy is de directie. De heer B. van Nunen, directeur is bereikbaar per mail op info@epi-groep.nl en 040-2446292.

Eindhovens Psychologisch Instituut
Geldropseweg 165
5613 LM Eindhoven

Het ECKG neemt de rol van Functionaris Gegevensbescherming op zich ten behoeve van het EPI. Het ECKG heeft de Functionaris Gegevensbescherming aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

ECKG
Houtschans 8
2352 CG, Leiderdorp
info@eckg-jd.nl

Privacyreglement
U kunt het reglement rondom uw privacy en persoonsgegevens hier downloaden

Wijzigingen verklaring
Het EPI behoudt het recht deze verklaring en het reglement, zonder voorafgaande kennisgeving, te wijzigen. De meest recente versie staat te allen tijde op de website.